Jenis - Jenis Surat Bisnis

1.       Surat Penagihan

Surat Penagihan adalah surat peringatan secara tertulis agar yang bersangkutan memenuhi janji/membayar hutangnya. Berikut contoh surat.

2.       Surat Penangguhan Pembayaran

Surat Penangguhan Pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli yang isinya memohon penangguhan pembayaran karena belum dapat menepati persetujuan yang telah ditentukan. Berikut contoh surat.

3.       Surat Pengaduan/Claim

Surat pengaduan adalah surat yang dikirim dari pembeli/penerima barang kepad penjual yang berisi pernyataan pengiriman/penerimaan barang yang tidak sesuai dengan pesanan disertai dengan tuntunan penyelesainnya. Berikut Contoh surat.

1.      PENGERTIAN FAKSIMILE

Faksimile atau biasa dikenal dengan faks adalah teknologi telekomunikasi yang digunakan untuk menyalin dan mengirimkan dokumen yang serupa dengan aslinya,menggunakan jaringan telepon ke mesin fax penerima yang kemudian bisa dicetak dikertas.

Kata faksimile berasal dari bahasa latin yaitu`fac simile` (make similar),yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Di berbagai tempat faks juga dikenal sebagai telecopier.

Menurut KBBI (kamus besar bahasa indonesia), Faksimile adalah pesawat atau mesin untuk mengirim dan menerima berita dan gambar melalui telefoto atau komunikasi radio dengan sistem reproduksi fotografi.

Menurut A.G Pringgodigdo, Faksimile adalah sistem trasmisi tanpa kawat untuk gambar-gambar dan grafik-grafik dengan cara mengetur sinar cahaya dan foto elektrik sel serta mengubah bagian gelap dan terang dari suatu bahan sehingga dapat dipancarkan dalam suara,lalu pesawat penerima akan mengubahnya kembali seperti aslinya kepada kertas yang telah diolah secara ilmiah.

2.      FUNGSI FAKSIMILE

Faximile berguna untuk mengirim dan menerima data berupa tulisan,gambar atau voice(suara) dengan menggunakan jaringan telephone (PTSN) atau dengan PABX(pengiriman dan penerimaan satu area jaringan).

Mesin faksmile menjadi keharusan bagi mereka yang melakukan bisnis atau pekerjaan yang memerlukan pengiriman berkas dengan akurat,terutama bila menggunakan kop surat dan tanda tangan persetujuan dan lain sebagainya.

3.      KEUNTUNGAN FAKSIMILE

Mesin faks membantu pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh dalam waktu singkat.ketika mengirim dokumen ke tempat yang jauh,maka mesin faks akan mengirim lebih cepat dan spontan melampaui kinerja pengiriman surat melaui pos.

1.biaya operasional yang lebih murah

2.penggunaan dapat dilakukan oleh beberapa bagian sekaligus

3.aktivis faks yang dikirim/terima dapat di kontrol atau dilihat

4.kualitas faks yang sangat baik

5.bisa mengirim dari jarak jauh

4.      KEKURANGAN FAKSIMILE

Mesin faks dalam kualitas telah menurunkanya dalam posisi di bawah surat elektronik atau email sebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang tersebar luas dan digunakan banyak sekali orang.

1.kalah canggih dengan e-mail

2.mahalnya biaya yang dikeluarkan bila dibandingkan dengan e-mail

5.      CARA PENGOPERASIAN FAKSIMILE

Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim harus memiliki mesin faks.pengirim akan memasukkan dokumen yang hendak dikirim ke bagian feeder mesin faks dan selanjutnya menekan nomor telepon mesin faks yang dituju.ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan,maka mesin faks akan melakukan scanning dngan membaca area yang sangat kecil pada dokumen tersebut.mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau terang dengan menandainya “0” untuk gelap dan “1” untuk terang.sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran telepon dan menuju mesin penerima faks.mesin penerima tersebut kemudian menangkap dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama dengan aslinya dan kemudian mencetaknya.

6.      CARA MENGIRIM  DOKUMEN MELALUI FAXIMILE
Adapun cara mengirim dokumen melaui faks yaitu:

1.membuat surat pengantar untuk memastikan untuk siapa dan kemana dokumen ini akan dikirim dan apakah nomor yang dituju benar atau salah.masukan surat pengantar terlebih dahulu sebelum dokumen anda dimasukan ke dalam mesin faks feeder yang menghadap ke arah mesin.

2.masukan nomor fax kedalam mesin.akan ada tombol angka seperti telepon pada mesin faks.hati-hati ketik nomor sehingga anda tidak membuat kesalahan,karena sulit untuk mengetahui bila anda telah menghubungi nomor faks yang salah.

3.tekan tombol kirim jika anda telah benar memasukan semua angka kedalam mesin.ini akan memulai pengiriman dokumen.tombol kirim biasanya lebih besar dari tombol yang lain dan dicari,biasanya tombol ini diletakan disamping atau dibawah keypad.

4.tunggu sampai dokumen anda melewati mesin dan kumpulkan jika sudah selesai.apapun yang anda krimkan akan melewati serangkain roll dan direkam secara digital.

5.tunggu sampai ada konfirmasi yang akan memberitahukan anda faks anda berhasil terkirim atau tidak.

7.      MACAM MACAM FAXIMILE

Seperti merk-merk lain, Mesin fax Panasonic terbagi menjadi tiga jenis yaitu :

1.      Thermal paper fax     

Thermal paper fax Yaitu Mesin fax yang memakai bahan pakai kertas roll, Jenis mesin fax ini dipakai untuk aktifitas yang tidak terlalu banyak

2.      Plain paper fax           

Mesin fax ini juga dipakai untuk aktifitas yang tidak terlalu banyak, Memakai kertas plain paper ( A4, Legal, Leter ) dan bahan pakai berupa Ink cartridge atau Ribbon film.

3.      Laser fax                       

Mesin fax yang memakai bahan pakai Toner, Dipakai untuk aktifitas transaksi yang lumayan banyak, dan untuk produk dari jenis mesin fax ini sekarang sudah dilengkapi dengan fasilitas Printer dan Scaner.